SODER Kamuoyu Bilgilendirme Politikası

Amaç:

Samsun Otizmli Çocuklar Derneği, Kurumsal Yönetim İlkeleri doğrultusunun yanı sıra “şeffaflık” ve “hesap verebilirlik” ilkeleri doğrultusunda hedef kitlesi otizmli çocuklar başta olmak üzere, çocukların aileleri, gönüllüleri, bağışçıları, iş ortakları, eğitim dostları ve tüm diğer paydaşlarını çalışmaları hakkında tüm iletişim mecralarını kullanarak düzenli olarak bilgilendirmeyi esas alır.

Yasal bir zorunluluk olmamasına rağmen, SODER düzenli olarak mali tablolarını uluslararası bir denetim kuruluşuna denetletir ve denetim raporlarını kamuoyu ile paylaşır.

Bilgilendirme politikasında amaç:

SODER olarak kurumsal yapısıyla ön plana çıkmayı arzulayan bir sivil toplum kuruluşuyuz; yaptığımız her şeyi en iyi şekilde yapmaya çalışıyoruz.

Kişilere bağlı değiliz ve tüm faaliyetlerimizde sürdürülebilirliğe çok önem veriyoruz. Ayrıca son derece şeffaf ve hesap verebilir davranıyor; yani topladığımız her kuruşun en verimli şekilde kullanılmasını hedefliyoruz.

Tüm kurumsal yayınlarımızda (kurumsal dergi, web sitesi, kurumsal broşürler, Dernek Tanıtım Sunumu ve filmlerinde) her zaman en güzel ve doğru çocuk, bağışçı, gönüllü, etkinlik noktası sayısı vb. tüm rakamsal bilgilerimizi güncelliyoruz.

Her türlü kampanya, özel yayın sonrasında kamuoyuna basın bültenleri aracılığıyla söz konusu etkinlik /kampanya sonrası topladığımız bağış miktarını beyan ediyoruz.

Samsun Otizmli Çocuklar Derneği kendisine verilen her türlü katkı ve desteği Dernek Amaçlarında belirtilen “misyon” ve “vizyon” doğrultusunda kullandığını hedef kitleleri ve tüm kamuoyu ile paylaşmayı görev ve sorumluluğunun bir parçası olarak görür.

Her türlü kaynağın doğru kullanıldığı, alınan tüm katkıların yerini bulduğu, verilen desteklerin faaliyetlerini nasıl zenginleştirdiğini paydaşlarıyla ve kamuoyu ile paylaşmak Samsun Otizmli Çocuklar Derneği’nin kurumsal değerleri içinde yer alan “Misyon Odaklılığı”nın gereğidir.

Yetki ve sorumluluk:

Samsun Otizmli Çocuklar Derneği’nin kamuoyunu aydınlatması ve bilgilendirme politikasında izlenecek yolun belirlenmesi, bu yolun gözetimi ve geliştirilmesi konuları Yönetim Kurulu’nun yetki ve sorumluluğundadır.

KAMUOYUNU AYDINLATMADA YÖNTEM VE ARAÇLAR

Dernek, faaliyetlerini tanıtmak için kamuoyu ile iletişime çok önem veriyor, duygu sömürüsü yapmadan, pozitif mesajlar vermeye özen gösteriyor. SODER, kamuoyunu aydınlatmak için yıllık faaliyet raporu, kurumsal dergi, web sayfası, basın bültenleri, sosyal medya kanalları, broşürler, tanıtım filmleri, mali tablo ve raporlar ile e-bültenleri yöntem ve araç olarak kullanır.

SODER, her yıl Nisan ayında yapılan Olağan Genel Kurul Toplantısı’ndan iki hafta önce denetim raporlarınıda içeren yıllık faaliyet raporunu genel kurul üyelerinin adreslerine e-postayla ulaştırır ve yıllık faaliyet raporunu Türkçe olmak üzere web sitesi üzerinden paylaşır.

SODER, faaliyetlerini resmi internet sitesi üzerinden tüm kamuoyuyla paylaşır. Web sitesinde, SODER etkinliklerin yanı sıra, Dernek resmi senedi, mali durum raporları, stratejik planlar, araştırmalar, yıllık faaliyet raporları, kurumsal dergi içerikleri, güncel istatistikler (bağışçı, gönüllü, çocuk sayısı vb.) yer alır.

Dernek haberleri ve Dernek ile ilgili son gelişmeler iki ayda bir kez “SODER’den Güzel Haberler “adı altında e-posta gönderisiyle kamuoyuna, paydaşlara ve gönüllülere iletilir.

SODER bilgilendirme ve paylaşım amacıyla sosyal medya kanallarını kullanır.

Facebook

Youtube

Twitter

Instagram

Linkedin

Sadece yukarıda belirtilen sosyal medya kanalları kurumsal olarak SODER’e aittir. Bu sayfaların yönetimi kurumsal olarak SODER’e aittir ve ajans desteğiyle yürütülür.

SODER ile kurulan yazılı iletişim, kayıt altına alınır; ilgili birime ve/veya kuruma yönlendirilir ve cevaplandırılır.

SODER, tüm gönüllülerinin ve çocuklarının kişisel bilgilerini kayıt altına alır.

Derneğimize kaydolan tüm çocukların ailelerine ve gönüllülerimize bu konuda bilgilendirme yapılır ve kendilerinden gerekli muvafakatnameler alınır.

Tüm görsel medya araçlarında kullanılan; çocuk, gönüllü fotoğraf ve videolar için, çocuklarımızın velilerinden ve gönüllülerimizden izin yazısı alınır.

bilgi@soder.org.tr e-posta adresi üzerinden gelen soru veya bilgiler Kurumsal İletişim Bölümü tarafından gerekli birimlerle paylaşılır ve yazılı olarak kişilere geri dönüş yapılır.

Bağışçı isimleri, “saydamlık” ilkesi gereğince – bağışçılar tarafından aksi talep edilmediği sürece – çeşitli iletişim araçları vasıtasıyla kamuoyuna durulur.

SODER, bağışçılarıyla ilgili bilgileri üçüncü kişi ve kurumlarla paylaşmaz.

Adli makamlarca SODER’den bağışçılarıyla ilgili resmi olarak talep edilen bilgiler, kanunlar çerçevesinde bildirilir.

Dernek, miras bağışçılarının bayram yılbaşı vb. özel günlerde telefonlara arayarak kutlar, yıllık faaliyet raporunu adreslerine gönderir.

SODER, sponsorlarını işbirlikleri bazında ölçme değerlendirme, ara ve yıllık raporlar göndererek düzenli olarak bilgilendirir ve etkinliklerine davet eder.

SODER, Adım Adım koşucularına koşu öncesi ve sonrası belli aralıklarla isme özel e-postalar görerek bilgilendirme ve hatırlatma yapar. Koşuculara özel yılda 2 kez özel etkinlik düzenler.

SODER, yerel maratonlarda koşan koşucu ve bağışçılarına dijital sertifika gönderir.

SODER, belli bir miktarın üzerinde bağışta bulunan bağışçılarına Dernek Başkanı imzalı teşekkür belgesi ve hediye gönderir.

Dernek, tüm sponsor ve paydaşlarına yıllık faaliyet raporunu posta ile gönderir.

SODER, GSM bağışçılarına kuruluş günü olan 7 Ocak’ta kutlama mesajı gönderir ve bağış çağrısı yapar. Tüm GSM bağışçılarına teşekkür mesajı gönderir.

SODER ürünlerinden alan bağışçılarına ürün ile birlikte teşekkür kartı gönderir.

Dernek, Kaynak Bölümü’ne hafta içi gelen bağış e-postalarına maksimum 24 saat içinde cevap verir.

SODER’in tüm profesyonel çalışanları ve yönetim kurulu üyeleri yıllık faaliyetleri değerlendirmek üzere toplanır. Bu toplantılarda SODER’in çalışmaları, geleceğe dair planları tartışılır.

Basın yayın organlarında çıkan haberler karşısında izlenecek uygulama:

Samsun Otizmli Çocuklar Derneği, Ajans 362 desteğiyle ve yıllık iletişim planı çerçevesinde basın ve yayın organlarında nasıl yer alacağını belirler ve medya kuruluşunun hizmet alanını dikkate alarak medyada yer alma planı yapar, çalışanlarını ve paydaşlarını bilgilendirir ve uygular.

Samsun Otizmli Çocuklar Derneği tarafsızdır. Yalnızca otizmli çocukların haklarının tarafındadır. Politik olarak taraf olduğu âşikar olan medya kuruluşlarında yer almamaya özen gösterir.

Dernek, hedef kitlesi çocukların eğitim desteği aldığı mekânlarına medyanın izin almadan girmesine fırsat vermez. Kendisine emanet edilen çocukların her türlü hakkını korur, ailelerinin izni olmadan çocukların medyada yer almasını engeller.

Dernek, ulusal ve yerel medyada yer alan her türlü basılı, görsel ve dijital haberin takibini gerçekleştirir ve medyada yer alan tüm haberler çalışanlarla paylaşılır.

Asılsız haber ve dedikodular:

Samsun Otizmli Çocuklar Derneği tarafsızdır, genel olarak eğitim ve özel olarak faaliyet alanı dışında kalan hiçbir konuda görüş belirtmez. Dernek, kurumsal itibarını ve “SODER markası”nın değerini korur ve yan yana geleceği her türlü marka, kişi ve kurumu özenle seçer. Medyada iradesi ve kontrolü dışında yer aldığı asılsız ve mesnetsiz haber-yorumlar karşısında, yer almanın içeriğine bağlı olarak ilgili medya kişi ve kurumları ile iletişime geçer ve yayının düzeltilmesi konusunda girişimde bulunur.

Kurumsal hesaplar dışında paylaşılan yazılardan Dernek sorumlu değildir.

Dernek, kurumsal dergi, tanıtım broşürleri ya da medya haberlerinde kullanılan görselleri sadece yapılan faaliyetleri kamuoyuna duyurmak amacıyla kullanır.

Medyada yer almanın içeriğine bağlı olarak kurumsal itibarının zarar görmesi ve kamuoyunu yanlış yönlendirme-bilgilendirme ve algı oluşturma söz konusu ise, yasal yollara başvurur.

Dernek, kriz yönetimi ile ilgili hem gönüllü, hem bağışçı hem de çocuklara yönelik oluşabilecek farklı vakalar için kurum içi gerekli önlemlerin alınarak bunun ilgili birimlerce takibini ve iç iletişimini yönergeler ile sağlar.